Hulp nodig?

 

Heeft u hulp nodig bij het aanpassen van Uw ledenadministratie in Lolas, het gebruik van club e-mail of het opzetten van een club website? Dan kunt u voor vragen en meer informatie terecht bij de informatiemanager van het district: Myrthe Westerhout via im110bn@lions.nl


Zonevoorzitters kunnen de informatiemanager uitnodigen om tijdens de zonevergadering informatie uit te wisselen m.b.t. zaken als Lolas of het opzetten en bijhouden van een clubwebsite.

 

 

Wachtwoord vergeten

Uw Lolas wachtwoord kwijt? Geen probleem. Ga gewoon naar de inlogpagina van Lolas en klik op de blauwe tekst ‘Wachtwoord vergeten?’ (niets invullen dus). U krijgt nu een vervolgscherm waarin u uw e-mail adres (zoals dat in Lolas geregistreerd staat) invult en vervolgens op ‘Versturen’ klikt. Het systeem bevestigt deze actie en stuurt naar het door u ingegeven e-mail adres een mail met daarin uw e-mail adres en het daarbij in Lolas geregistreerde wachtwoord. Het is nu aan u om dit wachtwoord te blijven gebruiken of het via de ‘Leden’ pull-down van Lolas te wijzigen (zie hierna bij ‘wachtwoord wijzigen’).

 

Het hoofdmenu van Lolas kent de volgende ‘knoppen’:

·         Home

·         Leden

·         Clubs

·         Login/Loguit

Hierna wat tips m.b.t. de keuzeknoppen ‘Leden’ en “Clubs’. 

 

Keuzeknop ‘Leden’

 

Wachtwoord wijzigen

U kunt het wachtwoord waarmee u inlogt bij Lolas ten allen tijde wijzigen. Doe dat via deze knop. Het volgende scherm spreekt voor zich.

 

Nieuw lid

Alleen de secretaris en de 2e secretaris kunnen een nieuw lid in Lolas inbrengen. 
De procedure daarvoor vindt u in dit document.

 

Re-instate lid

De (2e) secretaris kan een clublid dat door uw club is uitgeschreven of op de transferlijst is gezet, terugzetten in uw club. Dat doet u via deze knop. De procedure spreekt voor zich.

 

Transfer in

De (2e) secretaris gebruikt deze knop als een lion zich bij uw club meldt die door een andere club op de transferlijst is gezet. Stel de club waar deze lion vandaan is gekomen wel op de hoogte voordat u deze actie neemt.

 

Transfer uit

Als een lion van uw club i.v.m. verhuizing het lidmaatschap bij uw club opzegt om zich in de (nabije) toekomst bij een club in de nieuwe woonplaats te melden, kan de (2e) secretaris deze lion op de transferlijst zetten. De feitelijke transfer naar de nieuwe club kan daarna plaatsvinden en wordt door de ontvangende club geïnitieerd (zie hiervoor ‘transfer in’). De procedure is eenvoudig en loopt parellel aan wat hierna bij ‘verwijderen clublid’ onder punten 1-4 staat.

 

Verwijderen clublid

Alleen de secretaris en de 2e secretaris kunnen en clublid uit Lolas verwijderen. De betreffende functionarissen moeten in Lolas als zodanig bekend zijn (in het Club Functie-overzicht). 

 

Om een clublid uit Lolas te verwijderen, moet u als volgt handelen:

 

  1. Inloggen bij Lolas;
  2. In Lolas de clubkaart van het betreffende lid kiezen;
  3. Vervolgens in de bovenste menubalk eerst de cursor op “Leden” brengen en klikken op “Verwijder lid”;
  4. U krijgt nu een klein ‘pop-up’ scherm te zien waarin u kunt lezen: “Weet u zeker dat u [clublidnaam] wilt verwijderen? Met daaronder een invulreden “Reden:”;
  5. Verwittig u ervan dat u de juiste clublidnaam te zien krijgt (u wilt natuurlijk niet bv. uzelf uitschrijven als lid van de club) en kies in de ‘pull-down’ de reden van uitschrijving. De volgende redenen worden aangeboden: 
    Normaal opgezegd
    Geen betaling
    Geen Attendance
    Geen betaling & attendance
    Verhuisd
    Overleden
    Anders
    Club opgeheven
  6. Klik tenslotte, als u heel zeker weet dat u het correcte lid verwijderd, op “Ja”.

 

Let op: Vooral uit respect voor de overleden lion, maar ook omdat jaarlijks de ons ontvallen Lions worden herdacht, is het belangrijk dat u in het geval van overlijden kiest voor ‘Overleden’. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk blijken veel secretarissen toch ‘Anders’ in te vullen als ‘Overleden’ bedoeld wordt. 

 

Keuzeknop ‘Clubs’

 

Functies

Deze keuze opent een voor de clubsecretaris belangrijke pagina. Hier worden namelijk alle clubfuncties vermeld en deze pagina bepaalt daarom ook welke clubleden welke rechten m.b.t. het Lolas en CMS (de website) hebben. Alleen de (2e) secretaris kan wijzigingen voor alle clubleden en functies in Lolas aanbrengen. En voor het CMS geldt dat naast de (2e) secretaris alleen de Club webmaster en de ICT-coördinator daartoe toegang hebben. 

 

Het bijwerken van deze pagina is eenvoudig. In het middelste veld ziet u een pull-down waarin u kunt aangeven voor welk jaar u wijzigingen wilt aanbrengen; daar maakt u uw keuze. Vervolgens vult u in het linker- en rechterscherm de namen van de betreffende functionarissen in. Als u de eerste drie letters van de achternaam intoetst, reageert het systeem met de naam/namen van de mogelijke leden.

 

Rapportages

In de pull down worden u drie mogelijkheden aangeboden. Ze worden hier kort besproken. Voor alle rapportages geldt dat de resultaten in de vorm van een .csv (comma separated values) bestand worden gedownload. U kunt dit bestand oproepen en op uw eigen computer opslaan in een Excel formaat (‘opslaan als’).

 

Clubgegevens

Als u deze optie kiest, krijgt u been scherm waarop alle algemene informatie over uw club benoemd wordt. Het is aan u om te kiezen welke informatie u in het aan te bieden .csv bestand wilt ontvangen.

 

Club functie gegevens

Deze optie genereerd een rapport met aanzienlijk minder velden. Het is handig om eerst ‘selecteer alles’ aan te klikken (dan gaan alle vinkjes weg) en vervolgens alleen die velden aan te klikken die voor dit overzicht relevant zijn (denk aan ‘functie’ en ‘achternaam’).

 

Ledenbestand

Deze optie geeft u een totaaloverzicht van alle leden van uw club. Ook hier krijgt u een lange lijst mogelijke gegevens aangeboden en zult u in de praktijk veelal een keuze willen maken. 

 

En dan nog dit ....

 

Aanpassen Lolas gegevens

Voor het jaarlijkse ledenboek worden de gegevens gebruikt zoals die per 30 juni in Lolas staan. Het is dus zaak dat u er als clubsecretaris op toeziet dat de Lolas gegevens voor uw club per die datum kloppen. Dat geldt ook voor de in Lolas gedefinieerde clubfuncties, zoals president, secretaris, penningmeester, ICT-coördinator enz. En voor uw clubkas is het ook van belang, want voor oud-leden die niet op 30 juni om 23.59 uur zijn uitgeschreven krijgt de club een contributienota. Zie hierna onder ‘Functies’ voor meer informatie.

 

Wachtwoord

 

Voor secretarissen

Als u als (2e) secretaris geen aanpassingen in Lolas kunt doen, dan staat u in Lolas waarschijnlijk niet als zodanig geregistreerd. Vraag uw secretaris resp. uw districts-informatiemanager om u in Lolas als 2e secretaris resp. secretaris te registreren Want alleen als u in Lolas geregistreerd bent als (2e) secretaris herkent het systeem u aan uw e-mailadres en krijgt u de daarbij behorende rechten.

 

Voor clubwebmasters

Bent u clubwebmaster maar kunt u uw clubwebsite niet aanpassen, dan staat u in Lolas waarschijnlijk niet als zodanig geregistreerd. Vraag uw secretaris om u in Lolas als webmaster te registreren; daarna herkent het systeem u aan uw e-mailadres en krijgt u de daarbij behorende rechten.